Zaniedbania się zdarzają – co to oznacza dla biura księgowego i firmy zlecającej usługę?

Otóż jeśli biuro księgowe popełni rażący błąd w swoich poradach lub działaniach, co doprowadziło do strat finansowych firmy zlecającej usługę, takowa firma ma prawo wnieść roszczenie o odszkodowanie.

Chociaż, w większości przypadków udzielane porady i świadczone usługi przez biuro rachunkowe spełniają oczekiwane standardy zawodowe, to niestety mogą się zdarzyć błędy (https://www.bezpiecznasprzedaz.pl/biura-rachunkowe-a-obowiazkowe-oc/). Gdy biuro nie wywiąże się ze swoich obowiązków, konsekwencje finansowe mogą być bardzo poważne. Może to również spowodować utratę reputacji i prowadzić do nieprzyjemności z Urzędem Skarbowym, prowadząc do potencjalnych grzywien.

W związku z tym, że jest to zawód wysokiego ryzyka pod względem odpowiedzialności cywilnej, biura rachunkowe muszą posiadać obowiązkowe ubezpieczenie biura rachunkowego OC, z którego wypłacane są odszkodowania za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Ubezpieczenie to chroni klientów przed ewentualnymi błędami lub zaniedbaniami ze strony biura rachunkowego.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez biura księgowe?

Istnieje wiele różnych błędów, które stanowią zaniedbanie zawodowe księgowych. Oto kilka typowych przykładów:

• Udzielanie nieprawidłowych porad podatkowych.
• Niedotrzymanie terminu złożenia zeznania rocznego.
• Jeżeli biuro rachunkowe popełni błąd w prowadzeniu księgowości, który skutkuje stratami finansowymi dla klienta
• Zawyżanie wartości aktywów firmy.
• Naruszenie umowy, czyli sytuacja, gdy biuro rachunkowe nie wywiąże się z warunków umowy zawartej z klientem, co skutkuje stratami finansowymi.

Musimy wyjaśnić, że nie można otrzymać odszkodowania, jeśli świadczona usługa jest po prostu słaba. W takim przypadku można złożyć formalną skargę do samej firmy księgowej, lub do Polskiej Izby Biegłych Rewidentów, lub Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP), jeśli dane biuro do takowej należy. Organizacje te mają wewnętrzne procedury rozpatrywania skarg i mogą podjąć działania dyscyplinarne wobec członków, którzy nie przestrzegają standardów zawodowych. Skargę można również złożyć do lokalnego rzecznika praw konsumenta, lub do UOKiK.

Jak wygląda proces ubiegania się o odszkodowanie?

• Zgłoszenie szkody: Klient musi zgłosić szkodę do biura rachunkowego, przedstawiając dowody na poniesione straty oraz wskazując, w jaki sposób biuro rachunkowe popełniło błąd.
• Powiadomienie ubezpieczyciela: Biuro rachunkowe, po otrzymaniu zgłoszenia od klienta, powinno powiadomić swojego ubezpieczyciela o roszczeniu. Pamiętaj, jako że ubezpieczenie biura rachunkowego jest obowiązkowe, zawsze istnieje szansa na otrzymanie odszkodowania. Ubezpieczyciel rozpocznie proces oceny szkody i odpowiedzialności biura rachunkowego.  Zostaną zebrane wszystkie niezbędne informacje i dokumenty od biura rachunkowego oraz klienta.
• Decyzja ubezpieczyciela: Na podstawie zebranych dowodów, ubezpieczyciel podejmie decyzję o wypłacie odszkodowania. Jeśli roszczenie zostanie uznane za zasadne, ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie klientowi.
• Odwołanie: W przypadku odmowy wypłaty odszkodowania lub niezgodności co do wysokości odszkodowania, klient ma prawo do odwołania się od decyzji ubezpieczyciela.

Czym jest i co obejmuje ubezpieczenie biur rachunkowych OC?

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej dla biur rachunkowych to forma ochrony finansowej, która obejmuje szereg ryzyk związanych z prowadzeniem działalności księgowej. W zakresie polisy znajduje się ochrona przed ewentualnymi błędami i zaniedbaniami popełnionymi przez pracowników biura, takimi jak błędy w rozliczeniach podatkowych czy inne nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji finansowej klientów. Ponadto, ubezpieczenie OC dedykowane biurom rachunkowym obejmuje również ryzyko związanego z ewentualnymi roszczeniami klientów w przypadku poniesienia przez nich szkód finansowych w wyniku błędów księgowych. Polisa chroni również przed kosztami związanymi z procesem prawnym, w który biuro rachunkowe może być zaangażowane. Kluczowym elementem ubezpieczenia jest także ochrona przed roszczeniami osób trzecich.

Jakie korzyści oferuje ubezpieczenie biur rachunkowych od odpowiedzialności cywilnej?

• Ochrona przed roszczeniami klientów

Ubezpieczenie biur rachunkowych od odpowiedzialności cywilnej zapewnia ochronę w przypadku roszczeń klientów związanych z błędami księgowymi, nieścisłościami lub innymi potencjalnymi problemami w prowadzeniu ksiąg.

• Pokrycie kosztów sądowych

Ubezpieczenie obejmuje również koszty związane z ewentualnymi postępowaniami sądowymi, w tym opłaty sądowe oraz honoraria adwokackie. Dodatkowo, polisa może także pokrywać koszty ekspertyz i inne wydatki związane z obroną przed roszczeniami klientów.

• Ochrona przed stratami finansowymi

Polisa ta pomaga zminimalizować ryzyko finansowe związane z ewentualnymi błędami czy niedociągnięciami w pracy biura rachunkowego, mogących prowadzić do konieczności wypłaty odszkodowań.

• Zabezpieczenie reputacji

Ubezpieczenie OC pomaga w ochronie reputacji biura rachunkowego, zapewniając środki na profesjonalną obronę przed ewentualnymi zarzutami dotyczącymi działalności. Ponadto, posiadanie polisy przyczynia się do budowy zaufania klientów poprzez demonstrację gotowości biura rachunkowego do odpowiedzialnego podejścia do swojej działalności i skutecznego zarządzania ewentualnymi sytuacjami konfliktowymi.

• Pokrycie szkód wyrządzonych przez pracowników

Ubezpieczenie może obejmować również działania pracowników biura rachunkowego, co jest istotne w przypadku, gdy szkody wynikają z błędów lub zaniedbań z ich strony.

Zgodność z wymaganiami rynkowymi

Posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej może stać się warunkiem współpracy z niektórymi klientami, instytucjami finansowymi czy innymi podmiotami, wpływając w pozytywny sposób na zdolność biura do pozyskiwania nowych kontraktów.

• Zabezpieczenie przed sytuacjami awaryjnymi

Ubezpieczenie biur rachunkowych działa jako rodzaj zabezpieczenia awaryjnego, chroniąc przed nagłymi sytuacjami, które mogą zagrażać stabilności finansowej biura rachunkowego.

• Wsparcie w przypadku zarzutów dotyczących zaniedbań etycznych

Ubezpieczenie może oferować wsparcie w przypadku zarzutów dotyczących zaniedbań etycznych, pomagając w obronie przed ewentualnymi konsekwencjami.